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Definición

La combinación de correspondencia de Word es una herramienta que les permite a los usuarios generar una lista de datos de contacto e insertar la información en un documento con la finalidad de generar una carta personalizada para cada miembro de la lista.

La combinación de correspondencia se usa para crear varios documentos a la vez. Estos documentos tienen un diseño, formato, texto y gráficos idénticos. Solo varían secciones específicas del documento, que se personalizan. (Microsoft, 2018)

Resultado Esperado

Al terminar la combinación de correspondencia se obtendrán como resultado 3 archivos.

Documento Base

Es el documento original, es la carta que se genera previo a realizar la combinación de Correspondencia

Documento Base de Datos

Contendrá la lista de contactos correspondiente a las personas a quienes va dirigida la carta.

Documento Combinado

Es el resultado de unir los elementos anteriores, si se realiza correctamente el proceso, el usuario obtendrá un documento que contiene una carta para cada destinatario.
Documento Base
Se realiza la combinación de correspondencia haciendo uso de una carta formal, la cual tiene los siguientes elementos:
- Lugar y fecha: indican dónde se encuentra la persona.
- Nombre del destinatario
- Saludo: es una forma cortes que funciona como introducción.
- Asunto: el encabezado de la carta, donde se dice al destinatario el motivo de la carta.
- Cuerpo de la carta: es la parte más importante de la misma, donde se aborda el motivo y desarrollo de la carta.
- Despedida: es un pequeño párrafo que va al finalizar la carta, en el cual se sintetiza brevemente la idea principal de la misma, y se cierra la comunicación.
- Firma: nombre del remitente (quien la manda).
Es imprescindible mencionar que desde el momento que se está redactando la carta se deben considerar los espacios en donde se insertarán los campos de la lista de contactos, de igual manera resaltar que los campos pueden insertarse en cualquiera de los elementos antes mencionados de la carta.
Documento Combinado
Una vez realizados el documento base y el documento base de datos se procede a insertar los datos de la lista de contactos en el documento base, obteniendo como resultado un documento que contiene una carta para cada uno de los destinatarios de la lista de contactos.
Uso de la Herramienta Combinación de Correspondencia
Haciendo uso del Software Word, desde su versión 2002 en adelante se cuenta con una herramienta llamada Asistente para combinar correspondencia, dicha herramienta es la que se ocupara a continuación.
El Asistente para combinar correspondencia se encuentra en
- Microsoft Word 2002
- Microsoft Office Word 2003
- Microsoft Office Word 2007
- Microsoft Office Word 2013
Una vez que se ha abierto el Asistente para combinar correspondencia se puede apreciar del lado derecho una asistente que guiará paso a paso durante el uso de la herramienta.
Paso 1 Seleccione el tipo de documento
En el primer paso se le debe de indicar a Microsoft Word en qué tipo de documento se esta trabajando, como se mencionó anteriormente, se trabaja sobre una carta formal.Se puede observar que el Asistente realiza la pregunta ¿En qué tipo de documento está trabajando?, se selecciona la opción Carta, cabe resaltar que al llegar a este punto implica que el usuario ya tiene redactada su Documento Base y se encuentra guardado en una ubicación fácil de encontrar como documentos o escritorio.
Paso 2 Seleccione el documento inicial
Selecciona la opción Utilizar el documento actual y da clic en siguiente.
Paso 3 Seleccione los destinatarios
Se va a generar la lista de contactos con los datos que posteriormente serán incrustados en la carta formal para generar la combinación de correspondencia, Se selecciona Escribir una nueva Lista y posteriormente clic en Crear.
Al dar clic en crear el usuario visualiza un cuadro de dialogo en donde se le permite personalizar los campos de cada contacto dependiendo del uso de la carta
El usuario presiona el botón Personalizar columnas ubicado en la parte inferior del cuadro de dialogo para visualizar un nuevo cuadro de dialogo que le permite modificar las columnas ya existentes para la lista de contactos.
El usuario hace uso de los botones Agregar, Eliminar y Cambiar nombre para dejar únicamente los campos que va a ocupar del contacto
Una vez que el usuario ha personalizado los datos del contacto se procede a llenar la lista de direcciones, en forma de filas el usuario ingresa uno a uno los datos de los contactos a quienes va dirigida la carta, de manera predeterminada se agrega solo una fila por lo que para agregar una nueva fila se la clic en Nueva Entrada.
Una vez que el usuario a llenado su lista de contactos y da clic en Aceptar, Word le pregunta al usuario mediante un cuadro de dialogo en qué lugar de la computadora va a guardar el documento base de datos, se recomienda guardarlo en un lugar fácil de ubicar como lo puede ser documentos o escritorio, preferentemente en la misma ubicación del documento base.
Una vez guardada la lista de direcciones, el usuario visualiza un nuevo cuadro de dialogo en donde puede seleccionar de la lista de destinatarios a quienes si se va a generar la carta o a quienes no se les genera la carta, en caso de que desee generar carta para toda su lista el usuario deja marcadas todas las casillas de verificación y da clic en Aceptar
Paso 4 Escriba la carta
En este paso el usuario incrustará los datos de la lista de direcciones en la carta, al llegar a este paso el usuario visualiza en el asistente las opciones para incrustar los elementos en la carta.
El usuario da clic con el mouse en el lugar de la carta en donde se incrustara el elemento de la lista de direcciones, posteriormente da clic en el botón más elementos , una vez realizado esto, aparece un cuadro de dialogo en donde se muestran los elementos de la lista de direcciones generada previamente, el usuario selecciona la columna a incrustar y da clic en insertar.
Al dar clic en insertar el campo seleccionado se incrusta en la carta, esto indica que en el siguiente paso ese dato se cambiará por lo registrado en la lista de direcciones, cada vez que el usuario inserte un campo debe dar clic en el botón cerrar para colocar el cursor en la nueva posición en donde se encontrará el campo a insertar.
Una vez que se han incrustado los elementos en la carta se procede al siguiente paso.
Paso 5 Vista previa de las cartas
En este paso el usuario puede visualizar como se queda cada una de las cartas individuales haciendo uso de los botones << >> y realizar cambios en la lista de destinatarios.
Paso 6 Complete la combinación
Una vez que el usuario se encuentra satisfecho con todas sus cartas puede terminar la combinación dando clic en el botón editar cartas individuales, al dar clic en este botón mediante un cuadro de dialogo Word le pregunta al usuario que registros desea que se combinen, se selecciona Todos y se da clic en Aceptar
Word abrirá un nuevo documento que contiene las cartas individuales, dicho documento es el resultado de la combinación de correspondencia, se recomienda guardar en un lugar fácil de ubicar como lo puede ser documentos o escritorio, preferentemente en la misma ubicación del documento base y documento base de datos.
Conclusiones
La combinación de correspondencia es una herramienta realmente fácil de usar sin embargo en ocasiones los usuarios se llegan a atorar, el presente ensayo da una línea a seguir mediante una serie de pasos que el usuario va siguiendo con la finalidad que no llegue al temido punto en donde se pregunta ¿Y ahora?
El lector debe ser capaz de combinar correspondencia y posteriormente acoplarlo a sus necesidades.