Interfaz de Excel

 La interfaz de Excel es el hogar de todas las opciones – botones – comandos que nos ofrece este maravilloso programa. Podríamos dividirlo en 3 secciones: Barra superior, Cinta de opciones y Espacio de trabajo.

Secciones de la interfaz de Excel

¿Y cuáles son los elementos de la interfaz de Excel?

1. Barra Superior

No hay espacio desaprovechado en la interfaz de Excel. Incluso en su barra superior podremos encontrar varios elementos con funciones bastante útiles.

A. Barra de herramientas de acceso rápido
Se ubica en la parte superior izquierda, contiene un conjunto de comandos adicionales a los que se muestran en la cinta de opciones. Esta barra se puede reubicar tanto en la parte superior como dentro del espacio de trabajo, pero es recomendable mantenerla donde está. Además, se puede personalizar con las opciones que mejor te convengan, como con los botones de Deshacer, rehacer, guardar, nuevo, imprimir.

B. Información del documento
Se ubica en la parte central de la barra superior. Por defecto, los documentos se nombran Libro1, Libro 2, etc., pero pueden editarse solo con hacer clic en el nombre, pero también puedes hacerlo al guardar el documento o desde su carpeta de archivos.
En las últimas versiones se ha implementado una barra de búsqueda dentro de esta sección.

C. Información de la cuenta y comandos generales
Ubicada en la parte superior derecha, esta sección muestra información de la cuenta del usuario, como el nombre, correo y una foto. Además, si usas un dispositivo Windows, encontrarás a la derecha los botones de ocultar pestañas, cerrar, minimizar y maximizar, o a la izquierda, si es que usas MacOS.

2. Cinta de Opciones

Aquí se agrupan los «botones» según las funciones que realizan. Encontraremos una infinidad de estas opciones, pero no te abrumes, cada botón tiene un objetivo en específico y los iremos conociendo a lo largo de este curso.

Esta sección tiene un ligero cambio estético con la versión de Office 365, donde las pestañas se tornan blancas, al igual que la cinta de comandos.

• BARRA DE PESTAÑAS
  Aquí se ubican todas las pestañas de Excel, que son las etiquetas con las que se agrupan los comandos. Pueden activarse o desactivarse yendo a Archivo>Opciones>Personalizar cinta de opciones.
  
  
• BARRA DE COMANDOS
  Aquí se ubican todas las funciones de Excel. Encontraremos desde opciones para editar el texto, hasta para aplicar filtros avanzados. Algunos comandos están agrupados en bloques que a su vez tienen más opciones disponibles -pero ocultas- a las que se acceden haciendo clic en una flecha pequeña que se ubica en la parte inferior derecha del bloque.

3. Espacio de Trabajo

El espacio de trabajo de Excel es el lugar en donde desarrollaremos cualquier actividad que involucre el manejo y procesamiento de datos. Puede dividirse en 5 secciones: Cuadro de nombres, barra de fórmulas, workflow, pestaña de hojas y opciones de vista del documento.

A. Cuadro de nombres: Muestra la referencia de la celda actual como una combinación de la letra de la columna y el número de la fila que corresponden a una celda (A1 en la imagen), también muestra la referencia del área de celdas seleccionada o el nombre del área.
En caso de ser una celda combinada, mostrará la clave de la celda superior izquierda.

B. Barra de Fórmulas: Es el espacio en el que aparecen los valores o las expresiones que escribimos en las celdas (números, texto, fórmulas, etc.) Lo que veamos en esta barra puede no coincidir con lo que se muestra en las celdas, ya que Excel evaluará o desarrollará cualquier dato que se haya ingresado.

C. Pestaña de Hojas: Desde aquí se puede navegar por las hojas que componen al libro en el que se está trabajando. No hay límite práctico de la cantidad de hojas que pueden crearse.

D. Opciones de vista: Excel tiene una variedad de opciones de vista que te pueden ayudar en diferentes tareas, especialmente cuando vas a imprimir una hoja de cálculo. Permiten usar un zoom o ver una división del documento dependiendo de la cantidad de hojas que ocupará en una impresión.

E. Workflow (En español: espacio de trabajo): Es el espacio donde se encuentran las celdas y donde se realiza el ingreso y procesamiento de datos.

TIPOS DE DATOS

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Existen dos tipos de valores para ingresar en las celdas:

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* Valores constantes: Son datos que se ingresan directamente en una celda. Pueden ser texto, numéricos, fechas, horas, signos, etc. Para cambiar el valor constante se lo modifica manualmente.

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* Fórmulas: son referencias de celdas, nombres de celdas o rangos, funciones u operadores que dan como resultado un valor a partir de otros valores existentes.

 

Excel permite ingresar diferente tipos de datos:

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• Texto

• Números

• Fechas

• Horas

• Valores Lógicos (Verdadero y Falso)

• Fórmulas y funciones

• Valores de error

• Mandatos u Órdenes.

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 1.     Texto

 

Son aquellos textos donde se involucran letras, números y símbolos.(«Tipos de datos – Excel», s. f.)

Los textos se acomodan, generalmente y en forma automática, a la izquierda de la celda.

Para escribir el título de la columna solo debe posicionarse en la celda correspondiente y digitarlo. 

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Por ejemplo:

Posiciones en  B4 y digite Descripción y en C4  Importe.

Esto indica que en la columna B escribirá las descripciones y en la C los importes correspondientes a c/u de esas descripciones.

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El título de la planilla:

• Para escribir el título de la planilla solo debe posicionarse en la fila donde desea que aparezca el mismo, y escribirlo.

• Luego seleccione las celdas en las cuales desea que el mismo quede centrado y pulsar el botón de centrado.

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2.  Números

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Corresponden exclusivamente a números.

Para los números se pueden seleccionar formatos predefinidos o existe la posibilidad de crear nuevos formatos.

 

Si selecciona una celda que contenga números, y pulsa el botón derecho del Mouse, se desplegará un menú contextual; seleccione FORMATO DE CELDAS. La opción “Números” traerá los formatos predefinidos. También en esta opción  podrá crear los nuevos formatos.

 

El símbolo # significa que la cifra puede o no estar:

 

#. ### Miles con punto

#. ##0,00  si no aparece ningún el número colocará 0,00 en caso contrario colocará los decimales.

 

Para reemplazar al símbolo de moneda que trae predefinido el Excel, ingrese en WINDOWS en el PANEL DE CONTROL  y en el icono Internacional lo podrá modificar.

 

Cuando en Excel pulse el botón Moneda, automáticamente coloca el signo $ pero alineado a la izquierda.

 

3. Fechas

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Ej. 12/01/12. En La opción “Formato de las celdas” se presentas distintas formas de visualizar las fechas.

 

4. Horas

 

Ej. 09:23 en La opción “Formato de las celdas” se presentas distintas formas de visualizar la hora.

 

5. Valores Lógicos (Verdadero y Falso)

 

Para ingresar este tipo de datos simplemente tipos VERDADERO o FALSO, según lo que necesite.

 

6. Fórmulas y funciones:

 

Una fórmula puede ser una operación matemática, una función o una referencia a celdas de la hoja o de otra hoja y comienza con un signo = (igual).

 

Ej. Obtener la suma total de los importes:

 

a)  Con una operación matemática:

Posiciones en la celda C9 y escriba

=C5+C6+C7+C8

 

b) Con una función:

=SUMA (C5:C8)

 

Esta función calcula la suma de un conjunto de celdas o “RANGO DE CELDAS”

 

Identificado por c5:c8; esto indica que sumará las celdas c5, c6, c7 y c8.

 

Digite esta función en la celda C11.

 

Verifique que el importe de la celda C9 es igual al de la celda C11

 

c) Utilizando el botón de  Auto suma  

 

Posiciones en la celda C9, pulse la tecla SUPR o DEL para borrar el contenido de la misma, pulse el botón de autosuma.

 

Para utilizar este  botón debe posicionarse en la celda inferior de la columna que desea sumar y Excel automáticamente reconocerá cual es el rango de celda a sumar.

 

Para obtener totales de filas y de columnas y de la intersección de ambas, seleccione todas las filas, todas las columnas, la primera fila y columna en blanco que le sigue a las que tienen datos, luego pulse el botón de autosuma.

 

7. Valores de error

 

Excel al evaluar una fórmula si encuentra algún error, muestra un valor de error.

 

Ej.: #####  el valor numérico introducido en la celda o el resultado de la fórmula es demasiado ancho para poder visualizarlo

# ¡REF! (#REF!) en la fórmula se está haciendo referencia a una celda inexistente.

TIPOS DE OPERADORES Y PRECEDENCIA EN EXCEL

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Los operadores son un elemento básico de las fórmulas en Excel. Un operador es un símbolo que representa una determinada operación. En esta ocasión haremos una revisión detallada de todos los tipos de operadores en Excel así como su precedencia, es decir, el orden en que se realizan las operaciones.(Ortiz, 2013)

 

Podemos clasificar las fórmulas de Excel en cuatro grupos principales:

1. Fórmulas aritméticas

2. Fórmulas de comparación

3. Fórmulas de texto

4. Fórmulas de referencia

 

Cada uno de estos grupos tiene su propio conjunto de operadores que permiten realizar los cálculos y operaciones específicas de cada grupo. A continuación enlistaré los operadores de cada grupo.

 

1. Operadores aritméticos

 

Las fórmulas aritméticas son las más comunes y combinan números, referencias de celda, funciones y operadores aritméticos para realizar cálculos matemáticos. La siguiente tabla muestra los operadores aritméticos de Excel:

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Aunque el porcentaje no es un operador aritmético, Excel le da un tratamiento como operador ya que al ingresar un símbolo de porcentaje después de un número provocará que Excel realice una división entre 100 de manera automática.

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2. Operadores de comparación

 

Los operadores de comparación nos permiten comparar dos o más números o cadenas de texto. Si el resultado de la comparación es positivo, obtendremos como resultado en valor lógico VERDADERO. De lo contrario obtendremos como resultado el valor FALSO. A continuación tenemos la lista de operadores de comparación:

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Los operadores de comparación son muy utilizados con las funciones lógicas de Excel que nos permiten ejecutar una  acción al cumplirse la condición establecida.

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3. Operadores de texto

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Las fórmulas de Excel también pueden manipular texto y pueden hacer uso del operador de concatenación para unir el valor de dos cadenas de texto.

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4. Operadores de referencia

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Los operadores de referencia nos ayudan a combinar dos o más referencias de celda para crear una sola referencia.

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Recuerda que si tu sistema tiene la configuración regional de España, entonces el operador de unión será el punto y coma (;) y no la coma como aparece en la imagen.

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Cuando creamos fórmulas que contienen más de un operador, será necesario conocer el orden en que dichas operaciones serán calculadas por Excel. Por esta razón existe un orden de precedencia que determina la manera en que Excel hace los cálculos:

 

Si tenemos una fórmula con varios operadores con la misma precedencia, entonces Excel realizará los cálculos de izquierda a derecha.

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Cómo controlar el orden de precedencia

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La única manera en que podemos influir en el orden de precedencia de operadores en Excel es utilizando paréntesis. Al colocar paréntesis alrededor de un cálculo estaremos diciendo a Excel que deseamos otorgar una alta prioridad a dicho cálculo y por lo tanto se realizará primero. En la siguiente imagen puedes observar cómo se modifica el resultado de una fórmula al incluir paréntesis.

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Cuando existen paréntesis dentro de una fórmula, Excel comenzará los cálculos con el paréntesis que tenga el mayor nivel de anidación. Y si dentro de un mismo paréntesis existen varios operadores, entonces se aplicarán las reglas de precedencia antes vistas. De esta manera los paréntesis nos permiten controlar el orden de precedencia de los cálculos es una fórmula de Excel.